AI-gestuurde automatisering van HVAC-aanbestedingen

Hoe een Belgisch HVAC-bedrijf van 4 dagen manueel aanbestedingswerk naar een AI-ondersteunde workflow van 30 minuten ging

99–126

Aanbestedingen per jaar verwerkt

€790K

Contract gewonnen met AI-voorspelde score

87%

Winkans voorspeld door AI — bevestigd: GEWONNEN

Een Waals HVAC-bedrijf, gespecialiseerd in overheidsopdrachten voor sociale huisvesting, verdronk in manueel aanbestedingswerk. Elke offerte betekende dagen repetitieve documentanalyse, prijszetting uit het hoofd en manuele compliancechecks. Wij bouwden een end-to-end AI-platform dat hun volledige aanbestedingscyclus transformeerde.

De uitdaging

3 tot 4 dagen manuele voorbereiding per aanbesteding

Alle prijskennis zat in het hoofd van één expert — onmogelijk om op te schalen

0% van de prijszetting was gestructureerd, traceerbaar of geanalyseerd

150 tot 400 historische aanbestedingsbestanden lagen ongebruikt op Google Drive

Constant risico op uitsluiting door ontbrekende documenten of foute certificeringen

De oplossing: vijf AI-engines die samenwerken

Tender Reader

Leest elke aanbestedings-pdf en haalt er gestructureerde gegevens uit — perceel, locatie, deadline, certificeringsklasse, criteria, vereiste documenten — naar zuivere JSON, klaar voor analyse.

Pricing Engine

Genereert geoptimaliseerde prijslijsten door te redeneren over 150 tot 400 historische bestanden, met aanpassingen voor geografie, seizoen, complexiteit en concurrentiepositie.

Technical Writer

Stelt het volledige technische memorandum op, op maat van elke aanbesteding, op basis van gevalideerde sjablonen en compliance-vereisten.

Win Score

Berekent de winkans op basis van vijf verklaarbare factoren: prijspositie, certificeringsmatch, zone, geschat aantal inschrijvers en de weging prijs versus kwaliteit.

Reality Loop

Vergelijkt na elk project de geraamde kosten met de uitgevoerde en gefactureerde kosten — sluit de feedbackloop en maakt elke volgende offerte slimmer.

Resultaat in de praktijk

AI-analyse

Voorspelde winscore

87%

Werkelijk resultaat: GEWONNEN

Laagste prijs neergelegd

Perfecte conformiteit

Correcte certificeringsklasse D17

Geen rekenfouten

4 inschrijvers — gunstig concurrentielandschap

Prijsvergelijking

De klantWINNAAR

€790K

Concurrent B€920K

Concurrent C€969K

Concurrent D€988K

18,5% onder de dichtste concurrent

Meetbare ROI — jaar 1

€125K+

Jaarlijkse productiviteitswinst

Meer dan 100 expertdagen vrijgemaakt aan €1.250 per dag

€300K+

Extra marge

5 extra gewonnen aanbestedingen per jaar × €500K × 12% marge

€60K+

Beschermde prijszetting

2 tot 3% margeverbetering op bestaande aanbestedingen

€485K+

Totale ROI jaar 1

Investering en infrastructuur worden volledig beheerd door Fly AI

Waarom een dedicated EU-AI-server

Publieke VS-API's (Claude, OpenAI)

Aanbestedingsdata wordt naar Amerikaanse servers gestuurd
GDPR- en vertrouwelijkheidsrisico
Variabele kost per token — onvoorspelbaar bij schaalvergroting
Geen fine-tuning op uw eigen data
Volledige afhankelijkheid van de leverancier

Dedicated EU-server (onze aanpak)

100% EU — uw data verlaat de Unie nooit
GDPR-native by design
Vaste maandelijkse infrastructuurkost — voorspelbaar
Fine-tuning met uw eigen prijskennis
Geen vendor lock-in — u bezit de engine
24/7 dedicated beschikbaarheid

Alle AI-modellen gehost in een EU-cloud. Opensourcemodellen. GDPR-conform door architectuur.

Tech stack

Next.js 14FastifyTypeScriptLangGraph.jsvLLMQwen3.5-35BDeepSeek-V3.2BGE-M3PostgreSQL + pgvectorMinIODedicated EU GPU

Integraties

BOSA e-Procurement

Google Drive

Odoo ERP

Praxedo Field Service

Opleveringstijdslijn

POC

4 tot 6 weken

→

MVP

3 maanden

→

Productie v1

6 maanden

→

Multi-tenant

Vanaf maand 7

Klaar om uw aanbestedingsproces te automatiseren?

Wij verzorgen de infrastructuur en de AI — u focust op winnen.

Neem contact op

Terug naar het kenniscentrum